Анализ эффективности работы предприятия: от общего к частному
Построение стратегии развития предприятия – важная задача для любого руководителя, но каждый руководитель знает, как тяжело построить эту стратегию, а после придерживаться ее. При построении стратегии руководители исходят из показателей работы предприятия. А если это не одно предприятие? И речь идет о сети предприятий, разбросанных по всей стране, и каждое имеет свое направление деятельности и свои особенности? Как в этом случае эффективно построить стратегию и собрать реальные показатели деятельности для анализа?
Примером выполнения такой задачи может послужить проект внедрения единой информационной системы ООО «БалттрансСервис».
ООО «БалттрансСервис» было создано в 2002 году для строительства и последующей эксплуатации терминала по перегрузке светлых нефтепродуктов в морском торговом порту Приморск Ленинградской области. В настоящее время компанией осуществляется эксплуатация терминала в рамках первого пускового комплекса в объеме 8.4 млн. тонн нефтепродуктов в год.
ООО «БалттрансСервис» входит в состав холдинга ОАО «АК «Транснефтепродукт». В 2009 году руководство холдинга поставило задачу –
создание универсального типового механизма взаимодействия центров ответственности и унификации процесса планирования и отчетности на всех уровнях организации (как вертикальных, так и горизонтальных).
Для реализации этой задачи дочерним обществам необходимо было выполнить две задачи:
● для эффективного отражения и учета всех необходимых показателей создать концепцию управленческого учета;
● автоматизировать учет.
Рассказывает Сухоцкий Андрей Андреевич, заместитель генерального директора по экономике и финансам ООО «БалттрансСервис»:
«Автоматизация учета стала связующим звеном между непосредственными исполнителями (ЦФО), контролирующими подразделениями и учетом, т.е. бухгалтерией. Через систему универсальных справочников, разделение полномочий и зон ответственности мы смогли создать достаточно понятный и всеобъемлющий алгоритм работы «от плана к факту».
На сегодняшний день все участники процесса планирования, бюджетирования и учета имеют свои роли и ответственности в программе и можно проследить любой процесс, отраженный в учете от момента его заведения в систему до полного исполнения. Одним из важных моментов стала система ограничений и связей, которая контролирует движение всех документов в разрезе определенных признаков и позволяет не допускать ошибки, а также исключает случайные ошибки».
До разработки концепции новой учетной системы в компании неявно были определенны центры ответственности, учетные и управленческие признаки присваивались документам на разных этапах, не было обязательного контроля их наличия в документах, отсутствовали ограничения по соответствиям элементов друг другу. Большинство этих проблем было вызвано ограниченными возможностями системы «1С: 7.7 Заказчик строительства». На данный момент бизнес-процессы в компании построены на основе выделенных центров ответственности. Каждый центр ответственности формирует свой план (в физическом и денежном выражении), в соответствии с которым всем первичным и финансовым документам присваиваются все необходимые для учета признаки (механизм взаимодействия по комплексным работам и объектам, а также номенклатурные справочники и типовые формы определены соответствующими регламентами и положениями).
Результаты для компании и холдинга
В результате внедрения методология и технология учета изменились. Самый важный результат – обеспечение полного контроля прохождения документов на любой стадии и блокирование их проведения при нарушении типовых связей и алгоритмов. При правильном формировании первичных признаков исполнителем дальнейшее движение по регистрам происходит по заданным схемам. Также одним из важных достижений от внедрения системы является наличие контроля отклонений «план-факта», так как одним из ключевых показателей работы компании для холдинга является полное выполнение планов и бюджетов.
Графическую схему документооборота в бюджетном процессе можно увидеть на рис. 1.
На первом этапе проекта в ООО «БалттрансСервис» автоматизировали управленческий и бухгалтерский учет.
Основа бухгалтерского учета – корпоративная учетная политика и типовой набор форм отчетности, основа управленческого учета – корпоративные стандарты процесса бюджетирования и типовой бюджетный пакет. Аналитический учет (как бухгалтерский, так и управленческий) основан на выделении единых номенклатурных групп – первичного признака, по которому осуществляется сквозной контроль и через него же осуществляется связь с другими справочниками и регистрами. При заведении любого документа (основания) в систему ему присваивается набор признаков и элементов, необходимых как для бухгалтерского, так и управленческого учета. Элементы справочников имеют взаимные связи и ограничения, в соответствии с которыми система не допускает нарушения заданных связей. Первичным для компании является учет в соответствии с РСБУ, отчетность по МСФО формируется только в головной организации, для чего используется специальное программное обеспечение. Набор корректировок для составления отчета по МСФО довольно ограничен – амортизация, групповые обороты. Сложные корректировки – такие как определение момента выручки, создани
я резервов, отложенных налогов - на уровне дочерних обществ не производятся.
Как проходило внедрение
Внедрение системы проходило по четко разработанному плану и строго документировалось. Сначала была разработана концепция и потом началась автоматизация. В первое время требовалось участие достаточно большого количества сотрудников – создавались новые справочники, редактировались перенесенные из старой учетной системы, вводились остатки в разрезе синтетических и аналитических показателей. После того как начальная настройка и ввод остатков были выполнены, перешли к полноценному использованию системы. Участие сотрудников в настройке на данный момент требуется для создания новых отчетов и обработок и их первичной проверки.
Справка. Система ООО «БалтрансСервис» построена на ПП «1С:Управление производственным предприятием 8». Платформа 8.2. Внедренец - ГК «СофтБаланс». Руководитель проекта от ГК «СофтБаланс» - Кононова Светлана.
